Hasło, które brzmi tajemniczo, ale takie nie jest. Zarządzanie zmianą to nic innego, jak kontrola planowanych zmian stałych i tymczasowych.
Każda zmiana, zwłaszcza ta wpływająca na warunki wykonywania pracy powinna być nadzorowana w sposób mniej lub bardziej sformalizowany. Nie wymagane są żadne skomplikowane procedury, jednak organizacja musi być świadoma schematu działania.
Przykładami zarządzania zmianą jest analiza roczna stanu bhp, bieżące kontrole stanowisk i pomieszczeń pracy, procesy związane z zakupami. Zmiana może dotyczyć procesów pracy, wyposażenia stanowisk, maszyn i urządzeń, środków ochrony indywidualnej.
Jak zarządzać zmianą? To zależy od nas. Możemy opracować proste schematy z określonymi głównymi obszarami oraz osobami odpowiedzialnymi za ich realizację. Możemy korzystać z rejestru opartego na takich parametrach jak rodzaj zmiany, obszar, osoba odpowiedzialna, zasady nadzoru, postępowanie w sytuacji nietypowej. Ale możemy opierać się na tym, co już wcześniej zostało wdrożone.
Przykładem jest zakup środków ochrony indywidualnej. Zarządzanie zmianą będzie realizowane poprzez ustalenie kto dokonuje wyboru, na jakiej podstawie, jakie dokumenty będą wymagane i czy na przykład konieczna będzie ponowna ocena ryzyka zawodowego. A na dalszych etapach testowanie skuteczności zakupionych środków.
Przebudowa pomieszczeń biurowych jako rodzaj zmiany planowanej i stałej. Zarządzanie zmianą w tej sytuacji to szereg działań związanych z projektem uwzględniającym wymagania bhp i zasady ergonomii (ergonomia koncepcyjna), zakupem wyposażenia, przeglądami i pomiarami oświetlenia, realizacją projektu. Następnie testowanie założeń w praktyce i wprowadzanie poprawek na przykład w zakresie ergonomii (ergonomia korekcyjna).
Analiza zmieniających się przepisów prawa to również przykład zarządzania zmianą. Weryfikacja wymagań prawnych powinna uwzględniać ewentualną konieczność uwzględnienia ich w organizacji.
Zawsze musimy przeanalizować potencjalne konsekwencje wprowadzanych zmian, które w określonych warunkach mogą być źródłem zagrożeń a czasami stanowić szansę na poprawę warunków pracy. Sposobem informowania o planowanych zmianach może być spotkanie, szkolenie, konsultacje, informacja przekazana drogą elektroniczną.
Tabela przedstawia sytuacje, które mogą wymusić określone działania w ramach procesu zarządzania zmianą.
