Należy zacząć od zdefiniowania incydentu i niezgodności. Incydent, jak określa norma PN-ISO 45001 zdarzenie powstające w związku z pracą, które mogłoby spowodować lub powoduje uraz i dolegliwości zdrowotne. Incydent, który powoduje uraz lub dolegliwości zdrowotne to wypadek, incydent bezurazowy to zdarzenie potencjalnie wypadkowe. Niezgodność natomiast to niespełnienie wymagania.
Incydent może być wynikiem jednej lub wielu niezgodności, ale nie musi.
Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać proces lub procesy związane z postępowaniem z niezgodnościami i incydentami. Procesy można łączyć, ale można również przyjąć wyodrębnione standardy.
Ponieważ incydentem jest również wypadek przy pracy, sposób postępowania w takiej sytuacji określony jest w przepisach prawa – tryb ustalania okoliczności i przyczyn zdarzenia, wskazywanie działań profilaktycznych, obowiązki pracodawcy, skład zespołu powypadkowego, wzór dokumentu, terminy. Dodatkowo warto przemyśleć możliwość doprecyzowania sposobu postępowania w dokumentacji wewnętrznej. Pomocne mogą być przygotowane formularze, takie jak powołanie zespołu powypadkowego, zgłoszenie wypadku, oświadczenie poszkodowanego czy świadka zdarzenia.
Ale nie tylko wypadki podlegają analizie. Organizacja musi również analizować zdarzenia potencjalnie wypadkowe i niezgodności oraz podejmować odpowiednie działania korygujące.
Nieco bardziej szczegółowo należy:
- zareagować na incydent lub niezgodność,
- przeprowadzić analizę, ustalając przyczyny,
- ustalić potrzebę zastosowania działań korygujących,
- jeżeli jest to uzasadnione, dokonać przeglądu analizy ryzyk bhp oraz innych,
- zastosować przyjęte działania, w tym korygujące z jednoczesną oceną ryzyk,
- sprawdzić skuteczność podjętych działań,
- wprowadzić zmiany, jeżeli jest to uzasadnione.
Warto na każdym etapie angażować pracowników oraz inne właściwe strony zainteresowane. Proces rejestracji i analizy incydentów i niezgodności musi być przemyślany i zakomunikowany, zrozumiały dla pracowników. Można korzystać z prostych systemów, jakim będzie arkusz excel albo gotowych i rozbudowanych systemów informatycznych. Coraz bardziej popularne stają się aplikacje zainstalowane na telefonach pracowników, przeznaczone do rejestracji. Taki system umożliwia szybkie reagowanie w trybie ciągłym.
Przygotowując taki system musimy ustalić:
- jak zgłaszane będą incydenty i niezgodności (mail, aplikacja, skrzynki bhp, sms),
- kto może zgłaszać (każdy pracownik, brygadzista, również podwykonawcy, zleceniobiorcy),
- kto odpowiada za rejestrację i analizę,
- kto odpowiada za wdrożenie działań,
- jak będzie oceniana skuteczność przyjętych działań,
- jak będą komunikowane wyniki i komu,
- czy przewidziane są dodatkowe systemy motywacyjne.
Przeanalizujemy przykład małej firmy budowlanej, która wdrożyła prosty system analizy i rejestracji. Każdy pracownik, zleceniobiorca, podwykonawca ma prawo zgłosić zdarzenie potencjalnie wypadkowe lub niezgodność. Zdarzenia raportowane są na poszczególnych inwestycjach budowlanych do koordynatora bhp. Następnie w formie rejestru wysyłane do centrali. Jednocześnie koordynator ustala działania korygujące, termin realizacji oraz osoby odpowiedzialne za realizację.
Niezgodności i incydenty zostały podzielone na obszary, takie jak: rusztowania, środki ochrony indywidualnej, wyposażenie, zachowanie pracowników, ochrona przeciwpożarowa.
Taki podział pozwala przeanalizować obszary najbardziej „kłopotliwe”, sprawdzić czy wprowadzone działania są skuteczne, która inwestycja odnotowała największą liczbę niezgodności i incydentów.
Przykładowy rejestr niezgodności i incydentów z podziałem na kategorie (schemat uproszczony)
Przykładowa analiza niezgodności i incydentów, z uwzględnieniem kategorii oraz ocena skuteczności podjętych działań.
Podsumowując, mądrze zaprojektowany system pozwala organizacji nie tylko monitorować stan bieżący, wprowadzać odpowiednie działania korygujące, ale również angażować pracowników własnych i podwykonawców w zadanie. Warto przemyśleć również możliwość zastosowania dodatkowego systemu motywacyjnego.
